Margün Enerji
Margün Enerji'nin belge arşivi, içerik düzeyinde aranabilir bir sisteme dönüştü
Proje Bağlamı
Margün Enerji, güneş enerjisi santrali yatırımı, EPC ve işletme-bakım faaliyetleri yürüten halka açık bir enerji şirketi. Bu faaliyetler; proje dosyaları, saha tutanakları, sözleşmeler, teknik çizimler ve resmi yazışmalardan oluşan, sürekli büyüyen bir belge arşivi üretiyor.
Arşivin önemli bir bölümü taranmış belgelerden oluşuyordu. Bu belgeler dosya adı ve klasör yapısı dışında aranamıyordu; bir sözleşme maddesine ya da saha kaydına ulaşmak, ilgili dosyanın hangi klasörde olduğunun bilinmesine bağlıydı. Arşiv büyüdükçe bu yapı operasyonel bir darboğaza dönüştü.
Margün Enerji, belgeleri yalnızca saklayan değil içeriklerini aranabilir kılan; yetki sınırlarını koruyarak ekiplerin doğru belgeye hızla ulaşmasını sağlayan kurum içi bir arşiv sistemi arayışındaydı.
Nasıl Çalıştık
Belge ve Süreç Analizi
Mevcut arşiv yapısı, belge türleri ve departmanların erişim ihtiyaçları incelendi.
Arama davranışını belirleyen şey belge türleri ve kimin neye erişmesi gerektiğiydi.
OCR İşleme Hattı
Taranmış belgeleri metne dönüştüren, sınıflandıran ve dizine hazırlayan otomatik bir işleme hattı kuruldu.
Aranabilirliğin ön koşulu, görüntü formatındaki belgelerin makine tarafından okunabilir hale gelmesiydi.
Arama Altyapısı
Elasticsearch üzerinde tam metin dizini oluşturuldu; yapay zekâ destekli sorgu yorumlama ile belge içeriğinde arama sağlandı.
Kullanıcıların dosya adını değil, aradıkları bilginin kendisini yazabilmesi hedeflendi.
Yetkilendirme ve Arayüz
Rol bazlı erişim denetimi ve belge önizlemeli arama arayüzü geliştirildi.
Sözleşmeler ve resmi yazışmalar, departman bazlı erişim sınırları gerektiriyordu.
Aktarım ve Devreye Alma
Mevcut arşivin sisteme aktarımı, kullanıcı eğitimi ve operasyonel devir tamamlandı.
Sistemin değeri, yalnızca yeni belgelerin değil geçmiş arşivin de aranabilir olmasına bağlıydı.
Teslim Edilenler
Elektronik Arşiv Sistemi
Belgelerin merkezi olarak saklandığı ve yönetildiği kurum içi platform
OCR İşleme Hattı
Taranmış belgeleri metne dönüştüren ve dizine hazırlayan otomatik süreç
Belge İçi Arama
Tam metin arama ve yapay zekâ destekli sorgu yorumlama ile belge içeriğinde arama
Rol Bazlı Erişim Denetimi
Departman ve yetki seviyesine göre belge erişim yönetimi
Arşiv Aktarımı
Mevcut belge arşivinin sisteme aktarılması ve sınıflandırılması
Sonuçlar
Proje Detayları
Benzer Projeler
Naturel Enerji'nin santral portföyü, sürdürülebilirlik ve yatırımcı içerikleri tek platformda toplandı
Ekin Enerji'nin faaliyet alanları, proje arşivi ve sertifikaları iki dilli kurumsal sitede toplandı
Enerji sektöründe benzer bir projeniz mi var?
Bu yaklaşımı sizin işinize nasıl uygulayabileceğimizi konuşalım.